Pasos esenciales para optimizar los procesos de tu empresa con las tecnologías digitales

Las empresas tenemos procesos y tareas en nuestro dia a dia que nos permiten alcanzar con los objetivos. 

En el proceso de transformación digital de una empresa aparece la necesidad de hacer que cierto proceso o tarea sea distinta, mejore, y ofrezca más flexibilidad, seguridad y/o ahorro de tiempo a las personas implicadas.

Una de las fuertes tendencias que observamos en la mejora de los procesos es la automatización de los mismos, de forma que se produce una eficiencia en tiempo y recursos importante.

Esto se convierte en un importante beneficio, pero a mi modo de ver, no es el más destacado.

Si hablamos de evolucionar o transformar la empresa, y por lo tanto los procesos, antes de pensar en automatizar o digitalizar el proceso para conseguir esta eficiencia, deberemos pensar en la experiencia que la persona/s implicada/s va/n a tener con éste proceso.

Y cuando hablamos de la experiencia podemos hablar de que la persona sienta bienestar y comodidad en el momento que la lleva a cabo.

Por esto, el análisis en el momento de optimizar procesos parte de pensar, escuchar, indagar y revisar cómo viven las personas el proceso en cuestión, y desde ahí averiguar cómo podría mejorarse.

Con toda probabilidad el alcance al que tenemos actualmente la tecnología nos permitirá conseguir, de una forma a veces sorprendente, el objetivo planteado y mejorar el proceso o tarea en cuestión.

Veamos varios ejemplos concretos.

Hace unos días, revisamos con uno de mis clientes la posibilidad de optimizar lo que supone la firma de documentación legal dentro de su compañía.

Actualmente, éste proceso requiere una inversión de recursos muy intensiva, y se lleva a cabo de forma totalmente manual. Lo que implica grandes tiempos de gestión de la firma de papeles importante y prioritarios para el negocio, riesgos legales por el incumplimiento de los mismos, y dedicación de personas que sin aportar valor a esta tarea resultan imprescindibles para su finalización.

Ha sido vital poder conocer desde los distintos departamentos, por ejemplo, cuales son las necesidades, los retos, aquello que no funciona y los escenarios deseables para, desde aquí, y con el flujo de actividad deseado definido, saber qué tecnología es necesaria para activarlo. En éste caso, una solución de mercado para la firma digital integrando un ligero desarrollo a medida para conectarlo a su ERP permite que los usuarios tengan una experiencia fluida desde cualquier lugar, segura y eficiente para la empresa, y lo que resulta más enriquecedor actuando la tecnología de forma transparente.

En otra de las empresas con las que colaboro, justo empezamos a ver de qué forma podemos mejorar el proceso de colaboración y gestión de proyectos entre el ecosistema de personas que forman parte de la empresa, esto es, empleadxs, proveedores, socixs, etc. De forma que evitemos el uso intensivo y caótico de correo electrónico, pero también otro tipo de herramientas no corporativas (eg: whatsapp), además de los tradicionales teléfonos papeles y elementos varios.

Del mismo modo que en el caso anterior, si analizamos el escenario de las personas que forman parte de éste proceso desde el punto de vista más humano, tendremos más opciones de crear una experiencia agradable y eficiente.

Servicios de colaboración ofimática (eg: GSuite/ O365) integrados con programas de comunicación corporativos (eg: Slack) y de organización de proyectos/tareas (eg: Asana) aportan a las personas que forman parte de éstos proceso bienestar y eficiencia, y cuando trabajamos a gusto trabajamos mejor.

¿De qué forma puedes optimizar los proceso de tu empresa gracias a las tecnologías digitales?

• Obviando las tecnologías digitales enumera los principales procesos de tu empresa y pregúntate cuales te gustaría mejorar, y que beneficios cuantitativos y cualitativos aportarían.
• Analiza junto a todas las personas que son usuarias de éste proceso la situación del mismo y cómo lo mejorarían si no tuviesen limitaciones, desde ahí, dibujad conceptualmente su nuevo estado o flujo.
• Implementad, integrad o construid con la tecnología más adecuada una prueba de este nuevo estado, es decir, una prueba del mismo, y analizad si los resultados son los esperados o pueden añadirse nuevas funcionalidades. Servicios en cloud como los que, por ejemplo, ofrece Amazon Web Services pueden ser muy útiles en ésta fase.

En función del propósito que le demos a esta optimización estaremos digitalizando o transformando los procesos de nuestra empresa.